Vuosihuoltosopimukset

RIA-AIR:n vuosihuoltosopimus rakennetaan aina kohteen, ilmanvaihtojärjestelmän ja asiakkaan todellisten ylläpitotarpeiden mukaan. Valmiin vakiosisällön sijaan sopimukseen valitaan ne huolto-, puhdistus-, tarkastus- ja mittaustyöt, jotka ovat juuri kyseisessä kohteessa tarpeellisia ja järkeviä toteuttaa säännöllisesti.

Vuosihuoltosopimus voi olla suppea ja tarkasti rajattu tai laajempi kokonaisuus, joka kattaa useita ilmanvaihdon ylläpitotöitä vuoden aikana. Sopimuksen sisältöön vaikuttavat esimerkiksi rakennuksen käyttötarkoitus, ilmanvaihtokoneiden määrä ja mallit, järjestelmän rakenne, huoltohistoria, valmistajien ohjeet sekä asiakkaan omat toiveet.

Kaikkia toimenpiteitä ei tarvitse tehdä samalla käynnillä tai edes kerran vuodessa. Eri huoltotöille voidaan määritellä niiden tarpeeseen sopiva rytmi, jolloin esimerkiksi suodattimien vaihdot, IV-koneiden huollot, tarkistukset, puhdistukset tai mittaukset voidaan ajoittaa tarkoituksenmukaisesti osaksi samaa sopimuskokonaisuutta.

RIA-AIR auttaa vuosihuollon suunnittelussa myös silloin, kun asiakas ei vielä tiedä tarkasti, mitä sopimukseen pitäisi sisällyttää. Lähtötilanne käydään yhdessä läpi, minkä perusteella voidaan rakentaa selkeä huolto-ohjelma ilman tarpeettomia työvaiheita. Sopimuksen sisältö, huoltovälit ja toteutustapa sovitaan aina etukäteen, jotta asiakas tietää, mitä huolletaan, milloin ja missä laajuudessa.

RIA-AIR:n vuosihuoltosopimukseen voidaan yhdistää erilaisia ilmanvaihdon ylläpitotöitä sen mukaan, mitä kohteessa tarvitaan ja millaisella rytmillä eri toimenpiteet on järkevää toteuttaa. Sopimus voi keskittyä vain muutamaan säännölliseen huoltotehtävään tai muodostaa laajemman kokonaisuuden, joka kattaa useita järjestelmän ylläpitoon liittyviä töitä.

Vuosihuoltosopimukseen voidaan sisällyttää esimerkiksi:

• ilmanvaihtokoneen suodattimien vaihdot
• ilmanvaihtokoneen tarkistukset ja huollot
• ilmanvaihtokoneen puhdistukset
• ilmanvaihtokoneen asetusten tarkistukset ja tarvittavat säädöt
• venttiilien ja päätelaitteiden tarkistukset
• raitisilmakanavien puhdistukset
• ilmanvaihtokanavien puhdistus tai nuohous sovitun tarpeen mukaan
• tulo- ja poistoilmavirtojen tarkistukset
• ilmamäärien mittaukset ja tarvittavat säädöt
• ilmanvaihdon kartoitukset
• ilmanvaihtokanavien kuvaukset tarvittaessa
• muut kohteeseen soveltuvat ilmanvaihdon huolto– ja tarkastustyöt

Kaikkia toimenpiteitä ei tehdä automaattisesti jokaisessa kohteessa eikä samalla aikataululla. Osa töistä voi olla tarpeen useammin, osa harvemmin ja osa vain silloin, kun järjestelmän kunto, käyttöolosuhteet tai tehdyt havainnot sitä edellyttävät. Huoltovälit määritellään kohteen tarpeen, järjestelmän rakenteen ja laitevalmistajien ohjeiden perusteella.

Sopimuksen tarkoitus ei siis ole tehdä mahdollisimman paljon huoltotöitä, vaan varmistaa, että oikeat toimenpiteet tehdään oikeaan aikaan ja sovitussa laajuudessa. Hyvä vuosihuoltosopimus ei täytä kalenteria turhilla käynneillä, vaan se pitää tarpeelliset huollot oikeassa rytmissä.

RIA-AIRin vuosihuoltosopimus alkaa aina kohteen nykytilanteen ja ylläpitotarpeiden kartoittamisesta. Tarkoitus on muodostaa huolto-ohjelma, joka perustuu rakennuksen todelliseen ilmanvaihtojärjestelmään eikä valmiiseen vakioaikatauluun.

Huolto-ohjelman suunnittelussa voidaan huomioida esimerkiksi:

• rakennuksen tyyppi ja käyttötarkoitus
• ilmanvaihtojärjestelmän rakenne
• ilmanvaihtokoneiden määrä, mallit ja ikä
• laitevalmistajien huolto-ohjeet
• aiempi huolto- ja puhdistushistoria
• suodattimien vaihtotarve
• kanaviston, venttiilien ja muiden keskeisten osien kunto
• aiemmat mittaus- ja säätötulokset
• käyttöolosuhteet ja järjestelmän kuormitus
• mahdolliset havaitut poikkeamat tai toimintahäiriöt
• asiakkaan omat huoltokäytännöt ja toiveet
• mitkä tehtävät asiakas haluaa sisällyttää RIA-AIR:n vastuulle

Kaikissa kohteissa huoltohistoriaa tai muita lähtötietoja ei ole valmiiksi saatavilla. Tällöin kokonaisuutta voidaan tarkentaa yhdessä ja tarvittaessa tehdä ensin sellaisia tarkistuksia tai huoltoja, joiden avulla tuleva ylläpito voidaan suunnitella järkevämmin.

Kun lähtötilanne tunnetaan, eri työvaiheille voidaan määritellä niiden tarpeeseen sopiva huoltorytmi. Kaikkea ei siis tarvitse tehdä samalla käynnillä tai samalla aikavälillä, vaan vuosihuoltosopimus voidaan rakentaa useista eri tavoin ajoitetuista toimenpiteistä. Huolto-ohjelmaa voidaan myös tarkistaa myöhemmin, jos kiinteistön käyttö, ilmanvaihtojärjestelmä tai huoltotarpeet muuttuvat.

Vuosihuoltosopimuksen tarkoitus on tehdä ilmanvaihdon ylläpidosta ennakoitavaa ja selkeästi aikataulutettua. Sopimuksessa määritellään yhdessä, mitkä huolto- ja tarkastustyöt kuuluvat kokonaisuuteen, kuinka usein niitä tehdään ja millä tavalla ne toteutetaan eri vuodenaikoina tai huoltokierroksilla.

Kaikkia toimenpiteitä ei tarvitse tehdä kerran vuodessa eikä samalla käynnillä. Osa töistä voi olla tarpeen useammin, osa harvemmin ja osa vain silloin, kun kohteen kunto, käyttö tai aiemmat havainnot sitä edellyttävät.

Huoltoaikataulussa voidaan sopia esimerkiksi:

• suodattimien vaihdoista niiden tarpeen mukaan
• IV-koneiden tarkistuksista ja huolloista
• puhdistusten ajankohdista
• venttiilien ja päätelaitteiden tarkistuksista
• ilmamäärien mittauksista ja tarvittavista säädöistä
• kanaviston tarkemmista tarkastuksista tai kuvauksista
• muista kohteeseen soveltuvista ilmanvaihdon ylläpitotöistä

Sopimus voi sisältää yhden tai useita huoltokäyntejä vuoden aikana. Taloyhtiöissä ja suurissa kiinteistöissä työt voidaan myös jakaa eri rakennuksiin, järjestelmiin, IV-koneisiin tai käyttöalueisiin niin, että ylläpito sopii mahdollisimman hyvin kiinteistön arkeen.

RIA-AIR:n vuosihuoltosopimuksessa huoltorytmiä ei rakenneta kalenterin vuoksi, vaan sen mukaan, milloin eri toimenpiteistä on kohteelle todellista hyötyä. Vuosihuoltosopimus ei tarkoita yhtä huoltokäyntiä vuodessa, vaan sovittua tapaa pitää oikeat huollot oikeassa rytmissä.

Kun ilmanvaihdon huollot suunnitellaan etukäteen, ylläpito ei jää pelkästään muistamisen tai yksittäisten ongelmatilanteiden varaan. Vuosihuoltosopimuksen avulla tarvittavat tarkistukset ja huoltotoimenpiteet voidaan ajoittaa ennakolta osaksi kohteen normaalia ylläpitoa.

Ennakoivassa huollossa seurataan esimerkiksi ilmanvaihtokoneiden kuntoa, suodattimien vaihtotarvetta, venttiilien ja muiden keskeisten osien toimintaa sekä aiemmissa huolloissa tehtyjä havaintoja. Näin mahdollisiin poikkeamiin voidaan reagoida suunnitelmallisesti eikä vasta silloin, kun huoltotarve muuttuu kiireelliseksi.

Säännöllisesti suunniteltu ylläpito helpottaa myös pidemmän aikavälin kokonaisuuden hallintaa. Huoltohistoria pysyy selkeämpänä, seuraavat toimenpiteet voidaan ajoittaa järkevästi ja samaan kokonaisuuteen kuuluvia töitä voidaan yhdistää tuleville huoltokäynneille.

Taloyhtiöissä ja suurissa kiinteistöissä ennakoiva huolto helpottaa lisäksi huoltokierrosten, käyttöalueiden ja mahdollisten huoltoikkunoiden suunnittelua etukäteen.

Tavoitteena ei ole luvata, että kaikki viat voidaan estää, vaan vähentää tilanteita, joissa säännöllinen huolto huomataan vasta liian myöhään. Kun huollot suunnitellaan ajoissa, ilmanvaihdon ylläpito ei ala vasta silloin, kun jotain on jo pielessä.

Räätälöity vuosihuoltosopimus tekee ilmanvaihdon ylläpidosta suunnitelmallista ilman, että kohteeseen sidotaan tarpeettomia vakiohuoltoja. Sopimukseen valitaan juuri ne työt, jotka ovat kyseisen rakennuksen, järjestelmän ja käytön kannalta tarpeellisia.

Huollot eivät jää muistin varaan

Kun huollot sovitaan etukäteen, niiden toteutus ei riipu siitä, muistetaanko suodattimien vaihto, IV-koneen huolto tai muu ylläpitotyö tilata oikeaan aikaan.

Sopimus sisältää vain tarpeelliset työt

Vuosihuoltosopimukseen ei lisätä toimenpiteitä vain valmiin pakettimallin vuoksi. Sisältö määritellään kohteen todellisen huoltotarpeen mukaan.

Jokaiselle työlle voidaan määritellä sopiva rytmi

Kaikkea ei tarvitse tehdä samalla aikavälillä. Eri huolto-, puhdistus-, tarkastus- ja mittaustöille voidaan sopia niiden tarpeeseen sopiva toteutusrytmi.

Useita töitä voidaan yhdistää samalle käynnille

Kun eri huoltotarpeet tunnetaan etukäteen, toisiinsa liittyviä tehtäviä voidaan suunnitella samoille huoltokäynneille. Tämä helpottaa aikataulutusta ja vähentää tarpeettomia erillisiä käyntejä.

Sopimus mukautuu kohteen kokoon

Omakotitalon vuosihuolto voi olla hyvin erilainen kuin taloyhtiön tai suuren kiinteistön ylläpito. Sopimuksen sisältöä, huoltokäyntien määrää ja toteutustapaa voidaan mukauttaa yhdestä IV-koneesta useiden järjestelmien kokonaisuuteen.

Ylläpidosta muodostuu selkeä kokonaisuus

Kun sovitut työt, huoltovälit ja vastuut ovat yhdessä suunnitelmassa, ilmanvaihdon ylläpitoa on helpompi seurata myös pidemmällä aikavälillä. Samalla aiempien huoltojen havainnot voidaan huomioida tulevien töiden suunnittelussa.

Ilmanvaihtojärjestelmä ja rakennuksen käyttö eivät pysy aina samanlaisina vuodesta toiseen. Tilojen käyttötarkoitus voi muuttua, IV-koneita voidaan uusia, järjestelmään voidaan tehdä muutoksia tai huoltojen yhteydessä voi tulla esiin uusia tarpeita. Siksi myös vuosihuoltosopimuksen pitää voida elää kohteen mukana.

RIA-AIR:n vuosihuoltosopimuksen sisältöä voidaan tarkistaa yhdessä asiakkaan kanssa esimerkiksi silloin, kun:

• ilmanvaihtokoneita tai muita järjestelmän osia uusitaan
• rakennuksessa tehdään remontteja tai tilamuutoksia
• tilojen käyttötarkoitus tai käyttömäärä muuttuu
• huolloissa havaitaan uusia ylläpito- tai tarkastustarpeita
• aiemmin sovittu huoltoväli ei enää vastaa kohteen todellista tarvetta
• asiakas haluaa lisätä tai poistaa sopimukseen kuuluvia työvaiheita
• huoltopaketteja tai lisäpalveluita halutaan liittää osaksi vuosihuoltoa

Sopimuksen päivittäminen ei tarkoita, että koko huolto-ohjelma pitäisi rakentaa uudelleen. Usein riittää, että yksittäisen työn sisältöä, toteutusrytmiä tai vastuunjakoa tarkennetaan vastaamaan uutta tilannetta.

Näin vuosihuoltosopimus pysyy käytännöllisenä myös silloin, kun kiinteistö tai ilmanvaihtojärjestelmä muuttuu ajan myötä. Hyvä vuosihuoltosopimus ei lukitse ylläpitoa vanhaan tilanteeseen, vaan se mukautuu kohteen mukana.

Vuosihuoltosopimukseen voidaan yhdistää myös RIA-AIR:n räätälöityjä huoltopaketteja. Tällöin yksittäisten huoltotoimenpiteiden sijaan sovitaan valmiiksi laajemmista kokonaisuuksista, jotka toteutetaan niiden tarpeeseen sopivassa rytmissä osana vuosittaista ylläpitoa.

Huoltopaketti voi sisältää esimerkiksi useita samaan ilmanvaihtojärjestelmään liittyviä töitä, jotka on järkevää tehdä samalla käynnillä tai saman huoltokierroksen yhteydessä. Näin huolto, puhdistus, tarkistus, suodattimien vaihto, mittaus tai muu sovittu työ voidaan yhdistää hallituksi kokonaisuudeksi.

Huoltopaketin ja vuosihuoltosopimuksen ero on yksinkertainen: huoltopaketti määrittelee, mitä töitä tehdään yhdessä, kun taas vuosihuoltosopimus määrittelee, miten nämä työt ajoitetaan ja toistetaan pidemmällä aikavälillä.

Kaikkien huoltopakettien ei tarvitse olla samanlaisia tai toistua samalla sisällöllä vuodesta toiseen. Kokonaisuutta voidaan tarkistaa ja päivittää, jos järjestelmä, käyttöolosuhteet tai huoltotarpeet muuttuvat.

RIA-AIR:n vuosihuoltosopimukseen voidaan tarvittaessa yhdistää myös erikseen sovittuja lisäpalveluita silloin, kun niiden toteuttaminen huoltokäynnin yhteydessä on järkevää. Näin pieniä täydentäviä töitä voidaan hoitaa samalla, kun kohteessa tehdään muutenkin sovittuja ilmanvaihdon huolto- tai tarkastustöitä.

Lisäpalvelu voi olla esimerkiksi pienimuotoinen ilmanvaihtoasennus tai muu kohteeseen sopiva täydentävä työ. Omakotitaloissa ja taloyhtiöissä vuosihuollon yhteyteen voidaan tilanteen mukaan yhdistää myös muita käytännön huoltotöitä, kuten palovaroittimien tarkistuksia, paristojen vaihtoja tai vesimittareiden luentoja.

Lisäpalvelut eivät kuitenkaan kuulu automaattisesti vuosihuoltosopimukseen, vaan niiden sisältö sovitaan aina erikseen. Toteutuksessa huomioidaan työn laajuus, kohteen sijainti ja se, onko lisätyö järkevää yhdistää samaan huoltokäyntiin.

Näin vuosihuollosta voidaan rakentaa entistä kattavampi kokonaisuus ilman, että pienistä täydentävistä töistä täytyy järjestää erillisiä käyntejä. Kun lisätyö sopii samaan huoltokäyntiin, se voidaan hoitaa samalla kertaa osana suunniteltua kokonaisuutta.